Bürgerbüro erweitert Service mit neuem Kontaktformular

Minden - 31. Jul 2021

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Die Stadt Minden hat jetzt ihren Service für die Terminvergabe im Bürgerbüro erweitert. Ein seit Dienstag (27. Juli), im Internet eingestelltes Kontaktformular kann von Bürgerinnen und Bürgern genutzt werden, wenn online keine Termine mehr angezeigt werden oder der angezeigte Termin zu spät für das persönliche Anliegen ist – wie beispielsweise die Beantragung eines neues Ausweises/Passes für eine bevorstehende Reise oder auch eine Um-/Anmeldung.

Sind die persönlichen Angaben (Name, Adresse, Geburtsdatum und E-Mail) und das Anliegen nebst ergänzenden Notizen im Formular ausgefüllt, erhält die Kundin/der Kunde eine Bestätigung, die auch ausgedruckt werden kann. Da von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Bürgerbüros eine Priorisierung der eingegangen Terminanfragen vorgenommen werden muss, kann es bei der Antwort mit einem Terminvorschlag zu Verzögerungen von ein oder zwei Tagen kommen, so die Stadtverwaltung.

Diese Form der Kontaktaufnahme erleichtert den Mitarbeitern im Bürgerbüro zum einen die Arbeit im Mailverkehr, weil alle persönlichen Daten vorliegen, zum anderen gibt es für beide Beteiligten mehr Flexibilität bei der Terminvergabe und mit der Bestätigung, die automatisch generiert wird, auch mehr Sicherheit, dass das Anliegen auch im Bürgerbüro angekommen ist.

„Es erreichen uns sehr viele Anfragen per Mail und es kam relativ oft vor, dass Bürger uns mehrfach von verschiedenen Mailadressen geschrieben haben, weil sie nicht sofort eine Eingangsbestätigung bekommen haben “, schildert Hauke Treptow, Koordinator im Bürgerbüro, ein Problem. Das führte zu Mehraufwand im Schriftverkehr und auch zu häufigen Nachfragen, wenn zum Beispiel in der Mail Angaben, wie die Adresse oder das Geburtsdatum fehlten.

Auch bei den Online-Terminvergaben kam und kommt es vermehrt zu Doppelbuchungen, wenn Kundinnen und Kunden mehrere Mailadressen nutzen, so Treptow weiter. Er appelliert, doppelt gebuchte Termine wieder zu stornieren. Sollte eine Stornierung von zuhause aus nicht möglich sein, wird um eine kurze Mitteilung gebeten, damit der gebuchte Termin wieder für andere Anliegen zu Verfügung gestellt werden kann.

Denn Vorsprachen im Bürgerbüro sind sehr gefragt, seit es coronabedingt keinen freien Zugang mehr in die Stadtverwaltung gibt und ein Termin vereinbart werden muss. Für kleinere Anliegen, wie ein Führungszeugnis oder eine benötigte Melderegisterauskunft gibt es separate Termine im Bürgerbüro, die auch kurzfristig vergeben werden. Für aufwändigere Anliegen liegt die Wartezeit momentan bei drei bis vier Wochen, weiß Treptow. Und wenn es dringender sein sollte, kann nun das Kontaktformular genutzt werden.

Täglich schaltet das Bürgerbüro über die Online-Vergabe (www.minden.de Rubrik Bürger, Service, Politik/Bürgerservice) neue Termine frei. Rund 750 stehen derzeit wöchentlich zur Verfügung. „Die Zahl konnte seit Anfang Juli fast um das Doppelte erhöht werden“, berichtet Erster Beigeordneter Peter Kienzle. Es muss auch weiterhin sichergestellt sein, dass das Bürgerbüro jederzeit arbeitsfähig ist. Aufgrund der räumlichen Situation des Großraumbüros hätte bei nur einem positiven Fall unter den Mitarbeiter*innen das gesamte Team in Quarantäne gehen müssen, so Kienzle weiter.

Es ist auch weiter möglich, das Bürgerbüro direkt per Mail unter buergerbuero@minden.de anzuschreiben. Auch können weiterhin telefonisch (0571 89-888) Termine vereinbart oder Auskünfte gegeben werden. Hier wird um Geduld gebeten. Bis zu fünf Anrufer können in der Warteschleife bleiben. Sie werden nach Eingang des Anrufs an einen freien Platz vermittelt. Sind mehr als sechs Anrufer in der Leitung gibt es ein Besetzt-Zeichen. An einer Verbesserung der telefonischen Erreichbarkeit wird weiter gearbeitet.