Jugendamt des Kreises Minden-Lübbecke führt E-Akte ein

Minden-Lübbecke - 21. Jul 2026

Papierakten, lange Suchzeiten und Medienbrüche – in der öffentlichen Verwaltung kennt man diese Herausforderungen seit Jahrzehnten. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Transparenz, Nachvollziehbarkeit und effiziente Arbeitsabläufe. Das Jugendamt des Kreises Minden-Lübbecke hat sich deshalb für die konsequente Entwicklung einer E-Akte entschieden und die Einführung für 140 Kolleginnen und Kollegen erfolgreich abgeschlossen.

Digitalisierung braucht Schnittstellen – und Zusammenarbeit

Ein zentraler Faktor war die enge Verzahnung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) „nscale“ mit dem bestehenden Fachverfahren, in diesem Fall die Entwicklung der Schnittstelle zwischen PROSOZ 14+ und dem DMS, die in Zusammenarbeit mit dem Amt für Digitalisierung und Informationstechnik sowie der OWL-IT umgesetzt wurde. Ziel war es, Dokumente automatisiert, strukturiert und fachlich korrekt aus dem Fachverfahren in die digitale Akte zu überführen. Eine gute Schnittstelle ist entscheidend, denn nur wenn die Technik im Hintergrund zuverlässig funktioniert, wird die digitale Akte im Fachbereich auch akzeptiert.

„Uns ging es von Anfang an nicht darum, Papier einfach nur zu scannen“, sagt Markus Jun (IT-Koordinator im Jugendamt). „Wir wollten Prozesse neu denken und die digitale Akte so in den Arbeitsalltag integrieren, dass sie echte Entlastung bringt.“ Er hat das Projekt, welches insgesamt knapp zwei Jahre dauerte, aus fachlicher Sicht intensiv begleitet.

Im Rahmen verschiedener Workshops haben alle Beteiligten zum Start die bestehenden Abläufe analysiert und Zielprozesse für die zukünftige digitale Aktenführung erarbeitet. Parallel dazu wurden technische Möglichkeiten bewertet, insbesondere hinsichtlich Datenübermittlung, Dokumentenklassifizierung und der passgenauen Abbildung von Aktenstrukturen im DMS. Die intensive Abstimmung ermöglichte es, bereits früh ein belastbares technisches und fachliches Gesamtkonzept zu entwickeln.

Auf Basis des Konzeptes begann die technische Umsetzung. Die OWL-IT entwickelte schnell eine erste funktionsfähige Version. In Testläufen ergaben sich immer wieder Anpassungsbedarfe von Datenfeldern, Metadatenstrukturen und Übergabemechanismen, bevor die Lösung im ersten Sachgebiet aktiv geschaltet und auf Herz und Nieren geprüft wurde. Dabei taten sich weitere Verbesserungsmöglichkeiten (Optimierungen bei der Dokumentenzuordnung sowie Anpassungen der Akten- und Vorgangsstruktur) auf, bevor das gesamte Jugendamt in den Produktivbetrieb wechselte.

Mehr als ein Archiv: Grundlage moderner Verwaltungsarbeit

Das DMS dient seitdem nicht nur als digitales Archiv, sondern als zentrale Plattform für strukturierte, revisionssichere Aktenführung. Dokumente werden nicht isoliert abgelegt, sondern direkt den richtigen Vorgängen und Akten zugeordnet. Das schafft Übersicht, spart Zeit und ermöglicht moderne Arbeitsplätze sowie flexibles Arbeiten, auch im Home-Office.

„Das Dokumentenmanagement ist für uns ein wichtiger Baustein auf dem Weg zur vollständig digitalen Verwaltung“, sagt Sören Staas, Amtsleiter IT & Digitalisierung. „Es schafft die Basis, um Prozesse künftig weiter zu automatisieren und gleichzeitig rechtssicher zu bleiben. Die Einführung im Jugendamt kann als erfolgreiche Blaupause für weitere Projekte dienen, hat aber auch gezeigt, wie wichtig das Zusammenspiel von Fachbereich, zentraler IT und externem Dienstleister ist, um digitale Lösungen zu schaffen, die im Arbeitsalltag optimal unterstützen.“

Die Entscheidung für eine digitale Aktenführung ist damit keine rein technische, sondern eine strategische, um Verwaltungsarbeit effizienter, transparenter und zukunftsfähiger zu gestalten – für Mitarbeitende ebenso wie für Bürger*innen.